Sachbearbeitung (m/w/d) Digitalisierung der Hochschulverwaltung im Programm eAkte 2.0 und Kompetenzzentrum E-Akte.NRW Dezernat DT/P

INTERNE AUSSCHREIBUNG

• Im Dezernat für dig. Transformation und Prozessorganisation (DT/P) ist die folgende Position zu besetzen:
• Kennziffer: Tech26311
• Start: 01.01.2027

Vollzeit

Vergütung nach E10 TV-L

befristet

Das Dezernat für Digitale Transformation und Prozessorganisation (DT/P) bietet zentrale Serviceleistungen für die Universität Bielefeld und deren wissenschaftliche Einrichtungen an. Dazu zählen Konzeption, Beratung und Unterstützung bei strategischen Entwicklungen im Informationsmanagement sowie bei strategischen Projekten und Prozessen. Unter anderem verantwortet das Dezernat Digitali-sierungsprojekte und -programme von strategischer Bedeutung. So wird derzeit im Dez. DT/P das eAkte 2.0-Programm verantwortet, das mehrere Projekte zusammenfasst, die digitale Vorgangsbearbeitung und Aktenführung an der Universität Bielefeld weiterentwickeln. Darüber hinaus ist das Kompetenzzentrum E-Akte.nrw im Dezernat verortet. Das Kompetenzzentrum E-Akte.NRW berät die Hochschulen in Nordrhein-Westfalen bei der elektronische Vorgangsbearbeitung und koordiniert die Weiterentwicklung der eMasterakten sowie den Verbund Kompetenzzentrum E-Akte.nrw.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit für das Project Management Office (PMO) des Programms „eAkte 2.0' sowie für unterstützende Aufgaben im Kompetenzzentrum E-Akte.nrw.

Ihre Aufgaben

• Sachbearbeitung Kompetenzzentrum E-Akte.NRW (50 %)
• eigenständiges Projektcontrolling und Monitoring der laufenden E-Akte-Projekte, inkl. Soll-Ist-Vergleichen, Risiko- und Abweichungsanalysen sowie Erarbeitung von Steuerungsempfehlungen
• Vorbereitung und Organisation von Workshops, Meetings und offenen Sprechstunden, Termin- und Einladungsmanagement sowie Ergebnisdokumentation
• Unterstützung im Veranstaltungsmanagement: Planung und Koordination von Informations- und Fachveranstaltungen, Abstimmung mit Dienstleistern, Auswertung von Teilnehmendenfeedback
• Sachbearbeitung Project Management Office (50 %)
• Koordination und Nachverfolgung von Arbeitspaketen, Terminen inkl. Führen von Aufgaben- und Wiedervorlagelisten
• Projektcontrolling, Monitoring und Reporting: Pflege von Status- und Fortschrittsübersichten, Erstellung regelmäßiger Berichte für Programmleitung und Gremien
• Vorbereitung, Organisation und Dokumentation von Sitzungen, Meetings und Workshops sowie Kommunikation mit internen und externen Beteiligten; Anlaufstelle für organisatorische und terminliche Fragen im PMO
• Unterstützung der Risiko- und Maßnahmenverfolgung: Führen des Risiko- und Maßnahmenregisters, Nachhalten von Fälligkeiten, Pflege des Wissensmanagements des Programms

Ihr Profil

Das erwarten wir

abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium (z. B. Bachelor)

• Erfahrung in der eigenständigen Koordination, im Controlling und in der Dokumentation komplexer, paralleler Vorgänge insbesondere in hochschulübergreifenden Projekten
• Fähigkeit, Informationen aus unterschiedlichen Quellen selbstständig zusammenzuführen, aufzubereiten und adressatengerecht zu kommunizieren

Erfahrung in SAP-SRM

Erfahrung in der Unterstützung von Beschaffungen, insbesondere von IT-Beschaffungen im öffentlichen Dienst

sicherer Umgang mit Confluence

sicherer Umgang mit d.velop documents

strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise

sehr gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeit

Gender- und Diversitykompetenz bzw. die Bereitschaft zur Fortbildung in diesem Themenbereich

Das wünschen wir uns

Kenntnisse im Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung eines Wissensmanagements

Unser Angebot

• Vergütung nach E10 TV-L
• befristet bis zum 31.12.2028 (§ 14 Abs. 1 Nr. 1 TzBfG)

Vollzeit

• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit

flexible Arbeitszeiten

30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.

FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten

Möglichkeit einer befristeten Umsetzung für Beschäftigte der Universität Bielefeld

gute Verkehrsanbindung

• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten

modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen

• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)
• Interessiert?
• Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button 'JETZT BEWERBEN' erreichen.
• Bewerbungsfrist: 08.10.2026

Kontakt

Doreen Schwarz

• 0521-106-86680
• doreen.schwarz@uni-bielefeld.de

Anschrift

• Universität Bielefeld
• Dezernat Personalservices

Laura Spilker

Postfach 10 01 31

33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.