Wir suchen Verstärkung: Sachbearbeiter/in (w/m/d) für das Verwaltungssekretariat des Fachdienstes Kinder- und Jugendgesundheit

Wir suchen Verstärkung: Sachbearbeiter/in (w/m/d) für das Verwaltungssekretariat des Fachdienstes Kinder- und Jugendgesundheit

Die Stelle auf einen Blick

Amt:

Gesundheitsamt

Fachdienst:

Verwaltung

Funktion:

Sachbearbeiter/in (w/m/d) für das Verwaltungssekretariat des Fachdienstes Kinder- und Jugendgesundheit

Entgeltgruppe:

EG 5 TVöD

Wochenarbeitszeit:

Vollzeit, wobei die Stelle grundsätzlich teilzeitgeeignet ist

Termin der Einstellung:

sofort

Beschäftigungsdauer:

befristet bis zum 30. Juni 2027

Ende der Bewerbungsfrist:

12. Juli 2026

Das Aufgabengebiet

Im Fachdienst Verwaltung werden alle nicht-medizinischen Tätigkeiten im Gesundheitsamt abgewickelt, hierzu gehören die klassischen Verwaltungsarbeiten wie die Terminkoordination, Aktenbearbeitung (analog und digital), das Klären von rechtlichen und organisatorischen Fragen sowie Servicearbeiten für die Kolleginnen und Kollegen der anderen Fachdienste im Gesundheitsamt. Der Fachdienst Verwaltung besteht aus 14 Mitarbeitenden, davon acht Kolleginnen in den Sekretariaten der Amtsleitung sowie der anderen Fachdienste (Amtsärztlicher Dienst, Kinder- und Jugendgesundheit, Sozialpsychiatrischer Dienst, Infektionsschutz und Hygiene) und sechs Mitarbeitende originär im Bereich der Verwaltung. Das Gesundheitsamt befindet sich an der Industriestraße 1b in Oldenburg.

Deine Aufgaben

Koordinierung und Bearbeitung des Schriftverkehrs im Fachdienst Kinder- und Jugendgesundheit

persönliche und telefonische Auskünfte, Entgegennahme und Weiterleitung von Anfragen

Aktenführung und -verwaltung

Koordinierung von Terminen für den Fachdienst

Erstellen von Statistiken

Schreiben von ärztlichen Stellungnahmen, Aktenvermerken und Anschreiben nach Diktat

Mitarbeit bei der Digitalisierung (Fragen im Zusammenhang mit der e-Akte, Anbindung an die Telematik im Gesundheitswesen)

Dein Profil

Formale Voraussetzungen

ein abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit mindestens dreijähriger Ausbildungsdauer

Fachliche /// Persönliche /// Soziale Kompetenzen

Selbständige und strukturierte Arbeitsweise

Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook) und Bereitschaft, sich in das Fachprogramm ISGA einzuarbeiten

Verantwortungsbewusstsein

Flexibilität, Belastbarkeit und Teamfähigkeit

Freundliches, klares und verbindliches Auftreten

Die ausgeschriebenen Tätigkeiten dürfen von Personen, die nach dem 31. Dezember 1970 geboren wurden, nur ausgeübt werden, wenn ein ausreichender Impfschutz oder eine Immunität gegen Masern nachgewiesen wird. Vor Arbeitsbeginn ist deshalb entweder eine Impfdokumentation oder ein ärztliches Zeugnis darüber vorzulegen, dass ein den Empfehlungen der Ständigen Impfkommission des Robert-Koch-Instituts (STIKO) entsprechender Impfschutz oder eine Immunität gegen Masern besteht. Kann aufgrund einer medizinischen Kontraindikation nicht geimpft werden, ist dies ebenfalls durch ein ärztliches Zeugnis zu belegen.

Unser Angebot

eine qualifizierte Einarbeitung

abwechslungsreiche, verantwortungsvolle und interessante Tätigkeit

sichere Bezahlung und krisenfester Arbeitsplatz

Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben

sechs Wochen Urlaub im Jahr

Betreuung für Kinder von Mitarbeitenden bis drei Jahre bei unseren Stadtzwergen

Jahressonderzahlung sowie betriebliche Altersvorsorge

leistungsorientierte Bezahlung

persönliche und fachliche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Firmenfitness in Zusammenarbeit mit dem Anbieter Hansefit

Zuschuss zum Deutschland- oder Jobticket