Assistent*in im Geschäftszimmer (m/w/d)

89073 Ulm, Deutschland

Veröffentlicht: 9.6.2026

Verwaltung / Assistenz

Teilzeit

Unsere Stadtverwaltung ist so stark wie die Gesamtheit ihrer Mitarbeiter*innen (m/w/d). Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie Ulm aktiv mit.

Wir suchen bei der Abteilung Kindertagesbetreuung (KITA) zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Assistent*in im Geschäftszimmer (m/w/d)

Teilzeit, unbefristet

Der Stellenumfang beträgt 64,10 % (25 Wochenstunden).

Die Bezahlung erfolgt bis

Ihre Aufgaben:

Frontoffice der Abteilung KITA mit persönlichem und telefonischem Erstkontakt

Bearbeitung des Posteingangs sowie Weiterleitung nach Zuständigkeit und Dringlichkeit

allgemeine Organisations- und Assistenzaufgaben, insbesondere Schriftverkehr, Aktenführung, Ablage und Pflege von Datenbanken

Telefondienst mit Erstauskünften, Weiterleitungen und Erstellung von Telefonnotizen

Fehlzeitenbeauftragte*r der Abteilung, insbesondere für Krank- und Gesundmeldungen

Materialbeschaffung und organisatorische Auftragsabwicklung

Vorbereitung und Erfassung von Sitzungsunterlagen (Session)

Änderungen des Aufgabengebietes und organisatorische Änderungen bleiben vorbehalten.

Ihr Profil:

eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kaufmann*frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation

Teamfähigkeit, Eigeninitiative und ein pragmatischer Umgang mit Herausforderungen

gute Kenntnisse von Verwaltungsabläufen und Büroorganisation

sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen

eine selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise

freundliches und verbindliches Auftreten im persönlichen und telefonischen Kontakt

Teamfähigkeit, Flexibilität und Organisationsgeschick

sorgfältigen Umgang mit sensiblen Daten und Verwaltungsunterlagen

Wir bieten:

ein engagiertes und kollegiales Team

strukturierte Einarbeitung sowie umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Dienstrad-Leasing

vielfältige städtische Vergünstigungen - z. B. bezuschusstes Deutschlandticket, vergünstigter Mittagstisch in ausgewählten Betrieben sowie ermäßigter Eintritt in städtische Einrichtungen wie Theater, Schwimmbäder, Museen und den Tiergarten

Fragen beantwortet Ihnen gerne:

Herr Fosseler, .

Weitere Infos:

Die Stadt unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Teilzeitmodelle im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Ihres Alters, Ihrer Religion oder Weltanschauung, Ihrer Behinderung, Ihres Geschlechts oder Ihrer sexuellen Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Erfahren Sie mehr über Arbeiten und Ausbildung bei der Stadt Ulm unter .

Wir fördern die Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter*innen (m/w/d). Daher wird bei dieser Ausschreibung zuerst ein internes Auswahlverfahren durchgeführt. Externe Bewerbungen werden erst nach erfolglosem Abschluss des internen Verfahrens berücksichtigt.

Bitte bewerben Sie sich mit aussagefähigen Unterlagen ausschließlich online über unser bis zum 30.06.2026. Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung.