Sachbearbeitung (m/w/d) im Sekretariat der Amtsleitung

Sachbearbeitung (m/w/d) im Sekretariat der Amtsleitung

Sachbearbeitung (m/w/d) im Sekretariat der Amtsleitung

Im Amt für Stadtentwicklung und Umwelt der Stadtverwaltung Arnstadt, ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Vollzeitstelle

„Sachbearbeitung (m/w/d) im Sekretariat der Amtsleitung“

mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden befristet zur Vertretung während Mutterschutz und Elternzeit zu besetzen.

Die wirtschaftsstarke und familienfreundliche Bachstadt Arnstadt ist ein wachsendes und aufstrebendes Mittelzentrum mit ca. 29.000 Einwohnern. Als ältester Ort Thüringens verfügt die ehemalige Residenzstadt neben einer Reihe bedeutsamer Baudenkmäler auch über eine historische Innenstadt. Vor den Toren der Stadt befindet sich das größte Industrie- und Gewerbegebiet Thüringens. Aufgrund der Nähe zur Landeshauptstadt Erfurt und den Städten Weimar und Gotha sowie zum Thüringer Wald ist Arnstadt auch idealer touristischer Ausgangspunkt.

Gesucht wird eine engagierte und teamfähige Persönlichkeit, die schwerpunktmäßig folgende Aufgaben zu erfüllen hat:

Erledigung von Assistenzaufgaben für den Amtsbereich, wie:

die Erstbearbeitung von Bürgeranliegen in mündlicher, telefonischer oder schriftlicher Form;

die Entgegennahme und Vermittlung von Telefongesprächen;

die Durchführung von Schreibarbeiten wie die Formulierung von Antwortschreiben, Protokollführung und das Anfertigen von Abschriften o.ä.;

die Abwicklung von elektronischer und postalischer Korrespondenz des Amtsleiters sowie der Stellvertretung nach Stichwortangaben sowie selbstständige Formulierung von Schreiben und Protokollführung bei Besprechungen und Beratungen;

das Führen der Urlaubskartei für das Amt 61, Führen und Überwachen der Anwesenheitsliste;

die Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen;

das Bearbeiten der Postein- und -ausgänge;

die Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen für verschiedene Ausschüsse im Auftrag der Amtsleitung;

Recherchetätigkeiten, Beschaffung und Auswertung von Informationen;

die Entgegennahme von Presseanfragen, zielgerechte Steuerung, Erstellen von Entwürfen zur Freigabe der Pressemitteilungen und Evaluation;

die Terminverwaltung und -vorbereitung (Koordinierung von Terminanfragen, Führung eines Terminkalenders für die Amtsleitung und Einholen von Sachinformationen zu Besprechungsinhalten);

Erstellung von Kostenbescheiden für Archivarbeiten;

Mitwirkung bei der digitalen Vorbereitung des Bau-, Vergabe – und Umweltausschusses und Protokollführung;

gegenseitige Vertretung der Sachbearbeitung im Sekretariat für das Bauamt.

Das wünschen wir uns:

eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, geprüfter Verwaltungsangestellter (FL I) oder

die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Dienst in Kommunalverwaltungen oder

eine Berufsausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder einem gleichwertigen Berufsabschluss;

idealerweise einschlägige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Empfangsbereich;

eine hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit, Gewissenhaftigkeit und Organisationsfähigkeit sowie Belastbarkeit und Loyalität;

ganzheitliches Denken sowie eine verantwortungsbewusste, selbständige und gut strukturierte Arbeitsweise;

sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift;

ein kompetentes Verhalten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern;

sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit;

korrektes und freundliches Auftreten;

fundierte EDV-Kenntnisse und sicherer Umgang mit Office-Programmen.

Wir bieten Ihnen:

flexible Arbeitszeiten, Vereinbarkeit von Familie und Beruf;