Sachbearbeiter Zentrale Dienste - Sitzungsdienst / Leitung Bürgermeisterbüro (m/w/d)

Sachbearbeiter Zentrale Dienste/Sitzungsdienst/Leitung Bürgermeisterbüro m/w/d

Hybrid 39517 Tangerhütte

Entgelt: TVöD-VKA E 6

Teilzeit Unbefristet Wochenarbeitszeit: 35 h

Besetzung zum: nächstmöglich Bewerbungsfrist: 31.08.2026

Die Einheitsgemeinde Stadt Tangerhütte – ein attraktiver und familienfreundlicher Arbeitgeber in der dynamischen Altmark – sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit für eine unbefristete Teilzeitstelle (35 Wochenstunden).

Die Stelle verbindet den kommunalen Sitzungsdienst mit verantwortungsvollen Aufgaben im Büro des Bürgermeisters. Wenn Sie eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit im öffentlichen Dienst suchen, dann sind Sie bei uns genau richtig!

Was sind Ihre Aufgaben:

1. Professioneller Sitzungsdienst:

umfassende Vorbereitung und Koordination von Sitzungen kommunaler Gremien, inklusive Erstellung und Versand der Sitzungsunterlagen

Sicherstellung der technischen und räumlichen Voraussetzungen für einen reibungslosen Ablauf

aktive Teilnahme und präzise Protokollführung während der Sitzungen

Nachbereitung und Überwachung des Vollzugs gefasster Beschlüsse

zuverlässige Bearbeitung von Aufwandsentschädigungen und Sitzungsgeldern sowie die erforderlichen Meldungen an das Finanzamt

2. Büroleitung:

selbstständige organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen, Gesprächen, Besprechungen und Veranstaltungen

Zusammenstellung, Strukturierung und adressatengerechte Aufbereitung der für Termine und Gespräche erforderlichen Informationen und Unterlagen

Einholung und Koordinierung von Zuarbeiten aus den Fachbereichen

Führung einer verlässlichen Aufgaben-, Fristen- und Wiedervorlagesteuerung

Nachhalten von Arbeitsaufträgen, Zusagen, Beschlüssen und offenen Vorgängen

Begleitung ausgewählter Vorgänge über mehrere Fachbereiche hinweg

Sicherstellung eines vollständigen und rechtzeitigen Informationsflusses

frühzeitiges Erkennen und Anzeigen von Abstimmungs-, Entscheidungs- und Handlungsbedarf

Unterstützung bei der Vorbereitung von Grußworten, Stellungnahmen, Presseanfragen und Pressemitteilungenvertrauliche Bearbeitung von Vorgängen aus dem unmittelbaren Tätigkeitsbereich des Bürgermeisters

vertrauliche Bearbeitung von Vorgängen aus dem unmittelbaren Tätigkeitsbereich des Bürgermeisters

3. Organisationsunterstützung:

Protokollierung interner Besprechungen zur Sicherstellung eines transparenten Informationsflusses

Koordination und Organisation des Arbeitsschutzes (Arbeitsschutzausschuss, Belehrungen u.ä.)

Das bringen Sie mit:

Fachliche Kompetenzen:

eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter oder eine vergleichbare, für dieses Aufgabengebiet qualifizierende Ausbildung

sehr gute Anwenderkenntnisse in gängigen EDV-Standardprogrammen sowie Offenheit und die Bereitschaft, sich proaktiv in neue, auch KI-gestützte, Softwarelösungen einzuarbeiten, um Arbeitsabläufe zu optimieren

Bereitschaft zur weiteren Qualifizierung im Rahmen der Aufgabenwahrnehmung

Persönliche Stärken

Fähigkeit, sich schnell in unterschiedliche kommunale und fachbereichsübergreifende Themen einzuarbeiten

ausgeprägtes Verständnis für organisatorische Zusammenhänge und Verwaltungsabläufe

Fähigkeit, komplexe Sachverhalte zu strukturieren, wesentliche Informationen herauszuarbeiten und übersichtlich aufzubereiten

vorausschauende, eigeninitiierte und lösungsorientierte Arbeitsweise

ausgeprägte Fähigkeit zum Setzen von Prioritäten sowie zum konsequenten Nachhalten von Aufgaben und Fristen

sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen