Vorstandsreferent/in mit Assistenzfunktion (m/w/d)

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Karriere

Vorstandsreferent/in mit Assistenzfunktion (m/w/d)

FUTURE UNDER CONSTRUCTION?

Dann ist es an der Zeit, den Kanal zu wechseln und die Straße bzw. Brücke in die Zukunft zu bauen!

Die Technischen Betriebe der Stadt Leverkusen (TBL) sind ein kommunalwirtschaftliches Unternehmen und eine hundertprozentige Tochter der Stadt Leverkusen. Als Anstalt des öffentlichen Rechts (AöR) besitzen die Technischen Betriebe den Charakter eines selbstständigen Verwaltungsträgers und betreiben als kommunaler Dienstleister unter anderem das Leverkusener Kanalnetz, die Brücken- und Ingenieurbauten sowie das Straßen- und Wegenetz als wichtige Bestandteile der städtischen Infrastruktur. Die regelmäßigen Überwachungen, Instandhaltungen sowie Erneuerungen und Umbauten dieser Bauwerke sind von besonderer Bedeutung. Weitere kommunale Dienstleistungen wie die Straßenreinigung, der Winterdienst sowie die Werkstattleistungen für öffentliche Einrichtungen (u.a. Feuerwehr, städtische Tochtergesellschaften) zählen ebenfalls zum Portfolio der Technischen Betriebe der Stadt Leverkusen AöR.

Die Technischen Betriebe Leverkusen AöR suchen für den Stab des Vorstandes zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, organisationsstarke und verantwortungsbewusste Persönlichkeit als:

Vorstandsreferent/in mit Assistenzfunktion (m/w/d)

Job-ID: TBL-üpl.(zukünftig 660.0000.040) | unbefristet | Vollzeit | vorbehaltlich der Stellenbewertung bis zur Entg.-Gr. 10 TVöD-VKA

Ihre Aufgaben:

In dieser zentralen Funktion unterstützen Sie den Vorstand in organisatorischen, kommunikativen und fachlich vorbereitenden Angelegenheiten. Sie koordinieren Termine, Gremienunterlagen, Vorstandsaufträge und bereichsübergreifende Abstimmungen, bereiten Entscheidungen vor und sorgen für einen strukturierten Informationsfluss zwischen Vorstand, Abteilungen, Verwaltungsrat, Stadtverwaltung, Politik und externen Ansprechpartnern.

Organisation und Koordination des Vorstandsbereichs:

Eigenständige Organisation, Koordination und Priorisierung von Terminen, Besprechungen, Dienstreisen und Abstimmungsformaten des Vorstands

Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung interner und externer Termine

Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Organisation des Besucherempfangs im Vorstandsbereich

Führung von Wiedervorlagen, Fristen- und Aufgabencontrolling

Sicherstellung eines strukturierten Informationsflusses im Vorstandsbereich

Vertrauliche Bearbeitung sensibler Vorgänge und Unterlagen

Prüfung und Bearbeitung von Dienstreiseanträgen und Reisekostenabrechnungen

Gremien- und Sitzungsmanagement

Organisatorische und inhaltliche Vorbereitung von Sitzungen des Verwaltungsrates und weiterer Gremien (zum Beispiel Personalrat, Gleichstellungsstelle, Schwerbehindertenvertretung) samt Nachbearbeitung

Abstimmung von Tagesordnungen, Vorlagen, Anlagen und Beschlussunterlagen mit den zuständigen Organisationseinheiten

Überwachung von Beschlusslagen, Aufträgen und Umsetzungsständen

Erstellung von Protokollentwürfen, Vermerken, Sachstandsübersichten und Entscheidungsvorlagen sowie Wahrnehmung des Protokolldienstes

Koordination der Kommunikation mit Stakeholdern

Vorstandsbezogene Sachbearbeitung und Entscheidungsvorbereitung

Eigenständige Aufbereitung von Informationen, Sachverhalten und Entscheidungsgrundlagen

Erstellung von Präsentationen, Briefings, Stellungnahmen, Antwortentwürfen, Vermerken und Vorlagen

Recherche, Bewertung und Zusammenfassung verwaltungs-, organisations- und betriebsbezogener Fragestellungen