Sachbearbeiter Beschaffung und Archiv (m/w/d)

Sachbearbeiter Beschaffung und Archiv (m/w/d)

Allgemeines:

Stellenausschreibung

Die Verbandsgemeinde Elbe-Havel-Land, mit ihren Mitgliedsgemeinden Kamern, Klietz, Sandau (Elbe), Schollene, Schönhausen (Elbe) und Wust-Fischbeck, befindet sich östlich der Elbe im Landkreis Stendal des Bundeslandes Sachsen-Anhalt. Ca. 7.800 Einwohner leben in der 360 km² umfassenden Gemeinde, die teilweise im Biosphärenreservat Mittelelbe gelegen ist. Geprägt durch die einmalige Schönheit der wasser- und waldreichen Natur geben die Flüsse der Region, „Elbe“ und „Havel“, der Verbandsgemeinde ihren Namen.

In der Verbandsgemeinde Elbe-Havel-Land ist ab 01.11.2026 folgende Stelle unbefristet zu besetzen:

Sachbearbeiter Beschaffung und Archiv (m/w/d)

Entgeltgruppe 6 TVöD-VKA

in Vollzeit mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden

Der Dienstort ist Schönhausen (Elbe).

Ihre Aufgaben sind*:

Bedarfsfeststellung und Beschaffung von Büroinventar und Arbeitsmittel für die Verwaltung, Kindertagesstätten und Schulen

Feststellen des Bedarfs an Dienstfahrzeugen, Beschaffung und Zuteilung von Dienstfahrzeugen für die Verwaltung (Fuhrparkverwaltung)

Bearbeitung von Versicherungsverträgen: Abschluss, Kündigung, Umwandlung, Überprüfung des Versicherungsschutzes

Mitarbeit bei der Beschaffung und Unterhaltung der schulischen Ausstattung

Beschaffung und Unterhaltung von Inventargegenständen für Kindertageseinrichtungen und Sportstätten

Aufbau und Führung einer (digitalen) Verwaltungsbibliothek

Regelung des Umlaufs und der Ausleihe von Fachzeitschriften, Gesetz- und Verordnungsblättern, Gesetzessammlungen, Dokumentation für Verwaltungszwecke

Aufbau und Pflege eines (digitalen) Verwaltungsarchivs

Übernahme, Verwaltung und Pflege von Archivalien

Aktenordnung, Aktenverwaltung

Aufbau und Pflege eines zentralen Vertragsmanagementsystems

Abwesenheits- und Verhinderungsvertretung im Bereich Sitzungsdienst und Sekretariat

* Arbeitsaufgaben nicht abschließend

Anforderungen:

Was erwarten wir von Ihnen:

1. fachliche Voraussetzungen

eine abgeschlossene Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder

Abschluss des Beschäftigtenlehrgang I oder

vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung, die zur Aufgabenwahrnehmung befähigt (z.B. Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Justizfachangestellte/r, Notarfachangestellte/r, Fachangestellte/r für Arbeitsförderung, Sozialversicherungsfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Büromanagement) mit fundierten Kenntnissen im Bereich Beschaffung und Archiv

sicherer Umgang mit MS-Office Standardanwendungen und Standardsoftware

sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift

Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung (wünschenswert)

2. persönliche Voraussetzungen

Durchsetzungsvermögen, Motivation, Leistungsfähigkeit und Teamfähigkeit

Verantwortungsbewusstsein

Kommunikationsfähigkeit und gutes Konfliktmanagement

Flexibilität (auch in zeitlicher Hinsicht), Belastbarkeit und Stressresistenz

eine eigenverantwortliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise

Bereitschaft zur Teilnahme an abendlichen Sitzungen, auch außerhalb der regulären Dienstzeiten

Mobilität, Kontaktfreudigkeit und ein gutes Maß an Verhandlungsgeschick

Führerschein Klasse B (in Deutschland anerkannt und gültig) sowie ein Privatfahrzeug mit der Bereitschaft, dieses gegen entsprechende Kostenerstattung für dienstliche Zwecke einzusetzen

Leistungen:

Wir bieten Ihnen:

einen interessanten und verantwortungsvollen Tätigkeitsbereich

ein Betriebsklima, das durch Teamgeist und Zusammenarbeit geprägt ist