Bürosachbearbeiter Abteilungsleitung (w/m/d)

Bürosachbearbeiter Abteilungsleitung (w/m/d)

Gestalten Sie die Zukunft unserer Wälder beim Landesbetrieb Forst Brandenburg - starten Sie Ihre Karriere in der öffentlichen Verwaltung in der Betriebszentrale Eberswalde in der Abteilung Landeswaldbewirtschaftung unbefristet in Vollzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Der Landesbetrieb Forst Brandenburg bietet sichere Jobs im öffentlichen Dienst – modern, nachhaltig und zukunftsorientiert. Hinter einer erfolgreichen Landeswaldbewirtschaftung stehen gut organisierte Prozesse. Als Bürosachbearbeitung sorgen Sie mit Organisationstalent, Kommunikationsstärke und einem strukturierten Arbeitsstil für reibungslose Verwaltungsabläufe und tragen so zu einer nachhaltigen Landeswaldbewirtschaftung bei.

Ihre Aufgabenschwerpunkte:

Allgemeine Bürosachbearbeitung und Büroorganisation im Büro der Abteilungsleitung Landeswaldbewirtschaftung

selbstständige Koordination und Überwachung der Termine, Bearbeitung der Post und des Schriftverkehrs sowie allgemeiner Korrespondenz

Empfangen und Weiterleiten von Publikumsverkehr

Unterstützende Tätigkeiten der Abteilungsleitung und der Fachbereichsleitungen (E- Mail, Schriftstücke, Telefon, interne Verwaltung)

Vorbereiten von Besprechungen und Sitzungen inkl. Organisieren von IT-Technik

Teilnahme inkl. Protokollierung von Besprechungen und Sitzungen

Organisation der Dienst-Kfz-Nutzung und der Dienstreisen

Überwachen, Vorbereiten, Erinnern und Umsetzen aller fachspezifischen Aufgabenstellungen im Zuständigkeitsbereich

Recherchieren zu vorgegebenen fachspezifischen Themen und Erledigen von fachspezifischen Schreibarbeiten

Durchführen eines regelmäßigen Selbststudiums zu politischen und fachlich aktuellen Themen, ggf. Erarbeiten und Präsentieren von Hand-Outs und Mitnahme aller Mitarbeitenden

Vor- und Nachbereitung von Beratungen, Besprechungen, Fachveranstaltungen, WorkShops

Anwendung von Fachsoftware zur Besprechungsunterstützung und Besprechungsdokumentation (z.B. miro, XMind, MindMeister, Mentimeter, ADONIS, MODULO)

Unterstützung des Direktors und der Abteilungsleitung bei Fragen des Personalmanagements, der Personalentwicklung, wie z.B. Vorbereiten von Dokumenten zu Personalentscheidungen, Auflisten von Personalentwicklungsbedarfen

Koordinieren und Erstellen notwendiger Zuarbeiten zur Gremienbeteiligung bei Personalmaßnahmen in Rücksprache mit den Forstbetrieben

Erstellen und Aktualisierung von Standardvorlagen

Prüfen der Verwaltungsabläufe in der Abteilung 2, Optimierungsvorschlägen, Begleiten der Umsetzung

Prüfen des Zeitmanagements unter Begutachtung von Zielsetzungen, Priorisieren von Arbeitsschritten, Zusammenfassen von ähnlichen Aufgaben und ggf. Ableiten von Optimierungen

Im Zuge der Budgetverwaltung für die Abteilung erfolgt das Erfassen von Belegen, die Nachweisführung inkl. des Buchungsmanagements in SAP,

Das bringen Sie als Bürosachbearbeitung (m/w/d) mit:

eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung z.B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, im mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung

sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch in Wort und Schrift (mindestens Sprachniveaustufe C1 nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen)

Fahrerlaubnis der Führerscheinklasse B und Selbstfahrbereitschaft

Idealerweise ergänzen Sie Ihr Profil durch:

eine umfassende mehrjährige Berufserfahrung im Büroverwaltungsdienst

Kenntnisse Landeshaushaltsordnung und L-Organisationsgesetz, BGB, DSGVO, Verwaltungs- und Zivilrecht

Kenntnisse im Arbeits-, Gesundheits- und Brandschutz (z.B. UVV, PersVG)