Sekretärin oder Sekretär Amtsleitung (w/m/d)

Sekretärin oder Sekretär Amtsleitung (w/m/d)

Der Landkreis Oder-Spree schreibt diese Stelle zur sofortigen Besetzung im Amt für Gebäude- und Liegenschaftsmanagement aus.

Die Besetzung der Stelle erfolgt unbefristet in Teilzeit (19,5 Stunden pro Woche / 50 Prozent).

Die erste Tätigkeitsstätte ist Beeskow.

Der Landkreis Oder-Spree fördert aktiv die Gleichstellung aller sich Bewerbenden. Wir begrüßen deshalb alle Bewerbungen, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.

Das Amt für Gebäude- und Liegenschaftsmanagement ist für die Verwaltung, Bewirtschaftung, Unterhaltung und strategische Entwicklung der kreiseigenen Gebäude und Liegenschaften sowie für die Organisation zentraler Serviceleistungen verantwortlich.

Ausdrücklich erwünscht sind auch interne Bewerbungen.

Das sind Ihre Aufgaben:

selbstständige Organisation des Sekretariats der Amtsleitung einschließlich eigenverantwortlicher Terminplanung, -koordination und Postbearbeitung

Koordinierung von Besprechungen einschließlich Vor- und Nachbereitung, Erstellung und Zusammenstellung von Besprechungsunterlagen sowie Protokollführung

proaktive Unterstützung der Amtsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, insbesondere bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, im Prozessmanagement sowie bei der Koordinierung der Aufgaben des Amtes

Vorbereitung und Erstellung von Terminvorlagen sowie Zuarbeiten für den Kreistag, Ministerien, den Landkreistag und weitere Behörden und Institutionen

Organisation und Verwaltung von Material, Inventar und sonstigen Ressourcen, insbesondere des Büromaterials

selbstständiges Schriftgut- und Dokumentenmanagement des Amtes einschließlich digitaler Aktenführung, Archivierung und Digitalisierung

Qualitätssicherung administrativer Prozesse des Amtes sowie Prüfung und Pflege von Unterlagen und Dokumentationen

Vorbereitung von Buchungsvorgängen im Haushaltsprogramm HKR, insbesondere im Zusammenhang mit der Bearbeitung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen)

Zusammenstellung, Auswertung und Aufbereitung von Daten für Berichte, Statistiken und Präsentationen

Pflege, Aktualisierung und Weiterentwicklung der Inhalte des Amtes im Intranet und Internet in enger Abstimmung mit der Amtsleitung

Darauf können Sie sich freuen:

eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit interessanten und vielfältigen Aufgaben

gute Einarbeitung und Begleitung durch eine Patin oder einen Paten (w/m/d)

ein motiviertes engagiertes Team und eine kreative, kollegiale Atmosphäre

modernste technische Ausstattung am Arbeitsplatz und in Beratungsräumen (Videokonferenzen)

eine Behördenkultur, in der Mitgestaltung gewünscht ist

Vereinbarkeit von Pflege, Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeitmodelle, Teilzeitmöglichkeiten und Mobile Arbeit im Rahmen einer Dienstvereinbarung

leistungsgerechte Vergütung nach Tarifvertrag öffentlicher Dienst

persönliche und fachliche Entwicklung durch ein umfangreiches Fortbildungsangebot und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten

attraktive (Sozial-) Leistungen des öffentlichen Dienstes (Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge, betriebliches Gesundheitsmanagement, vermögenswirksame Leistungen, zusätzlich zum Urlaubsanspruch freie Tage am 24. und 31. Dezember)

Bike-Leasing-Angebot für tariflich Beschäftigte

monatliche Aufladung einer Sachbezugskarte für tariflich Beschäftigte

Was wir erwarten:

abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau beziehungsweise Bürokaufmann (w/m/d), Kauffrau beziehungsweise Kaufmann (w/m/d) für Bürokommunikation oder Büromanagement