Bürosachbearbeiter/in (m/w/d) im Referat 121 "Behördeninterne Serviceleistungen" am Dienstort Suhl (E 6 TV-L) Thüringer Landesverwaltungsamt

Über uns

Das Thüringer Landesverwaltungsamt ist eine moderne Behörde. Unser Amt nimmt aus den verschiedensten Fachbereichen der Thüringer Ministerien Aufgaben der Fach- und Rechtsaufsicht, des Verwaltungsvollzugs und im Zuwendungsbereich wahr. Wir bieten Ihnen ein zukunftssicheres Tätigkeitsfeld.

Zur Verstärkung unseres Teams im Referat 121 „Behördeninterne Serviceleistungen“ am Dienstort Suhl besetzen wir eine Stelle als Bürosachbearbeiter/in (m/w/d).

Aufgabenschwerpunkte

Zentrale Archivierung im Thüringer Landesverwaltungsamt (TLVwA) - Fachliche Beratung und Unterstützung bei der Führung der Altschriftgutregistraturen sowie bei Aussonderungen, insbesondere:

Beraten, Koordinieren und Unterstützen der laufenden Altschriftgutregistraturen in den Referaten

Überwachung und Einhaltung der einschlägigen Richtlinien

Unterstützung bei Aussonderungsprozessen der Organisationseinheiten

Pflege der Aussonderungsdatenbank für alle Bereiche

Vorbereitung und Durchführung von Anbietungen und Übergaben an Landesarchiv Thüringen

Anbietungen gem. § 11 ThürArchivG vornehmen

Bewertungs- und Übergabetermine planen und durchführen

Kassationsvereinbarungen vorbereiten und umsetzen

Mitarbeit in der zentralen Post- und Scanstelle

Bearbeiten der Eingangs- und Ausgangspost und Vorbereitung der physischen Postverteilung im TLVwA

Bearbeitung der digitalen Post

Digitalisieren der Posteingänge und Postausgänge, falls erforderlich Nachverscannen

Übertragen elektr. Eingangspost in Thüringen- VIS und Vorbereitung und Durchführung der digitalisierten Pos per GGV und Zwischenlager der gescannten Dokumente

Nachweisführung von spezifischem Postgut (Einschreiben, PZU u.a.)

Bedienen von Maschinen und Geräten, die zur Postbearbeitung notwendig sind (PC, Frankier- und Kuvertiermaschine, Fax)

referatsinterne Schriftgutverwaltung

Erfassung des elektronischen und schriftlichen Posteingangs

Verwaltung des Aktenbestands, Wiedervorlagemanagement, Aussonderung und Vernichtung von Akten

Überwachung der Aufbewahrungsfristen

Unser Angebot

flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten ohne Kernzeiten im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung

eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit, welche die eigenverantwortliche Gestaltung des Arbeitsbereiches ermöglicht

bei Erfüllung der Tätigkeitsmerkmale und Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen eine Vergütung nach Entgeltgruppe 6

fachliche und persönliche Entwicklung durch Teilnahme an Fortbildungsmaßnahmen

30 Tage Urlaub im Jahr

Behördliches Gesundheitsmanagement

Ihr Profil

erforderlich:

Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst

eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung als

Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste vorzugsweise in der Fachrichtung Archiv oder

Verwaltungsfachangestellte/r oder

Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder

Kaufmann/frau für Büromanagement (Wahlqualifikation „Verwaltung und Recht“) oder

Rechtsanwaltsfachangestellte/r

wünschenswert:

durch ein aktuelles Arbeitszeugnis nachgewiesene/s überdurchschnittlich

Selbstständigkeit und Initiative

Flexibilität und Entscheidungsfreude

Kommunikations- und Organisationsfähigkeit

Gesprächsführungskompetenz

Verhandlungsgeschick und Kooperationsfähigkeit

Zuverlässigkeit und Sorgfalt

Teamfähigkeit

Kenntnisse oder praktische Erfahrungen in Archivangelegenheiten des öffentlichen Dienstes und in der Anwendung und Arbeit in einem digitalen Dokumentenmanagementsystems

gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen sowie ein sicherer Umgang mit einschlägigen MS Office-Programmen und Erfahrungen mit dem Dokumentmanagementsystem Thüringen-VIS