Geschäftszimmertätigkeiten für die Leitung des Fachbereiches Baumanagement (Hochbau) (m/w/d)

Geschäftszimmertätigkeiten für die Leitung des Fachbereiches Baumanagement (Hochbau) (m/w/d)

Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg von Berlin

Publiziert: 10.06.2026

Publizierung bis: 05.07.2026

Unbefristet

Kennziffer: 125/2026

Der Bezirk Tempelhof-Schöneberg ist mit seinen ca. 350.000 Einwohner_innen einer der buntesten, vielfältigsten und auch geschichtsträchtigsten Bezirke Berlins. Kennen Sie den Regenbogenkiez am Nollendorfplatz oder das Tempelhofer Feld auf dem Gelände des ehemaligen Flughafens Tempelhof? Mit seinen sechs Ortsteilen, die unterschiedlicher kaum sein können, bietet dieser Bezirk eine vielseitige und einzigartige Mischung.

Ebenso vielseitig sind auch unsere Tätigkeitsbereiche!

Das Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg von Berlin - Abt. Stadtentwicklung und Facility Management - Serviceeinheit Facility Management - Fachbereich Baumanagement

sucht Sie zur Verstärkung unseres Teams.

Bewerbungsfrist: 05.07.2026

Eintrittstermin: schnellstmöglich

Entgeltgruppe: E5 TV-L

Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden (Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich)

Ihre Aufgaben

Unterstützung der Fachbereichsleitung in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten u.a.:

Koordination von Terminen für die Fachbereichsleitung nach Absprache, einschließlich Raumbuchung und Organisation von technischer Ausstattung, Getränken etc.

Überwachung und Pflege der Termine

Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen, einschließlich Zusammenstellung von Unterlagen sowie Recherche und Aufbereitung von Unterlagen und Informationen im Einzelfall

Protokollführung

Überwachung von Fristen und Terminen, Führung der Wiedervorlage, insbesondere für offene Drucksachen

Koordination und Überwachung von Stellungnahmen an politische Gremien, einschl. Überwachung der Wiedervorlagen

Abwesenheitsmanagement für den Fachbereich:

Führen des Urlaubskalenders

Annahme und Weiterleitung von Abwesenheiten

Allgemeine Verwaltungsarbeiten des Geschäftszimmers u.a.:

Überwachung, Verwaltung, Sortierung, Selektierung und Verteilung des Posteingangs und –ausgangs insbesondere der elektronischen Post

Materialbeschaffung und –verwaltung für den Fachbereich

Vervielfältigungs- und Ablagetätigkeiten

selbstständiges Verfassen von Schriftstücken und Präsentationen für Vorträge nach Vorgabe sowie Bearbeitung von Korrespondenzen und standardisierten Berichten

Mittelbewirtschaftung:

Begleitung des Rechnungsdurchlaufs, rechnerische Prüfung und Plausibilisierung von eingehenden Rechnungen, einschl. der Buchung in HKRNeu

Bearbeitung von Rechnungen sowie Auszahlungen und Einnahmen

Kontrolle der Belege auf Vollständigkeit und Ablage der Belege

Ihr Profil

eine abgeschlossene Ausbildung zur_zum Verwaltungsfachangestellten, Kauffrau_mann für Büromanagement (Fachangestellten für Büro-kommunikation, Kauffrau_mann für Bürokommunikation) oder

eine kaufmännische oder technische Ausbildung, die in gleiche Weise geeignet ist, das Aufgabengebiet wahrzunehmen

Fachliche Kompetenzen: PC-Anwenderkenntnisse im Umgang mit der Standardsoft-ware MS Office incl. Power Point, Intranet, Internet und E-Mail

Wir erwarten mindestens eine kompetente Verwendung der deutschen Sprache entsprechend der Stufe C1 des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen. (The minimum we expect is competent use of the German language at a level corresponding to C1 of the Common European Framework for languages.)

Hinweise:

Qualifikationen, Bildungsabschlüsse oder Berufserfahrungen etc. können nur dann Berücksichtigung finden, wenn diese auch mit entsprechenden Nachweisen belegt werden.