Schulsekretariat m/w/d

Schulsekretariat m/w/d

Rhein-Main-Gebiet

Befristeter Vertrag

Stellenbeschreibung

Anstellungsart

Befristeter Vertrag

Arbeitsort

Rhein-Main-Gebiet

Leistungen

Aus der vollständigen Stellenbeschreibung

Weiterbildungsprogramme

Vollständige Stellenbeschreibung

Schulsekretariat m/w/d

Staatliche Zeichenakademie

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Über uns

An der Staatlichen Zeichenakademie Hanau ist zum 01.08.2026 die Stelle einer Sekretärin/ eines

Sekretärs im Schulsekretariat zu besetzen. Der Einsatz erfolgt in der Schule.

Es steht eine ganze Stelle (40/40) befristet auf 2 Jahre zur Verfügung.

Die Staatliche Zeichenakademie Hanau ist eine Schule in Trägerschaft des Landes Hessen und genießt einen internationalen Ruf als Ausbildungsstätte für überwiegend volljährige Schülerinnen und Schüler in den Berufen zum Goldschmied, Silberschmied, Metallbildner, Graveur und Edelsteinfasser in der BFSB. In der Fachschule werden als Weiterbildung Menschen zum Staatlich geprüften Gestalter und zum Meister kreativ ausgebildet.

Ihre Aufgaben

Ihre Aufgabenschwerpunkte:

Sekretariatsarbeiten unter Leitung der Verwaltungsleiterin für den Schulleiter sind u.a.:

Mitarbeit im Verwaltungsteam zur Unterstützung der Sekretariats- und

Verwaltungsmitarbeitenden

Allgemeine Sekretariatsaufgaben zur Schulorganisation, wie Verwaltung von Schülerdaten,

Führung von Schülerakten, Bearbeitung von Anmeldungen und Abgängen, Ausstellen von

Bescheinigungen, Bearbeitung des schulischen Anteils von BAföG-Anträgen, Bearbeitung von

Unfall-Meldeformularen, Erledigung der Ablagen und Wiedervorlagen, Gebäude- und

Schulraumöffnungen und -schließungen, Schlüsselausgaben, Paket- und Warenannahmen

sowie -weiterleitungen, Verwaltung von Fundsachen, Verwaltung der Schülerspinde

Erledigung des Telefon-, Mail- und Postverkehrs

Ansprechpartner für Schüler, Eltern und Lehrkräfte

Pflege der Lehrer- und Schülerdatenbank (LUSD) sowie Pflege weiterer Datenbanken

Führen und Erfassen von krankheitsbedingten und sonstigen Abwesenheiten der Lehrkräfte

(FLIS)

Telefonische Beratung zum jährlichen BFSB-Eignungsverfahren

Unterstützung bei der Bearbeitung der Bewerberlisten für das BFSB-Eignungsverfahren sowie

der Bewerberinnen und Bewerber der Fachschule

Mitarbeit bei der Organisation und Betreuung von Schulveranstaltungen, insbesondere beim

Tag der offenen Werkstatt

Organisation und Beaufsichtigung von hausinternen Umzügen

Unterstützung im Lehr- und Lernmittellager bei der Materialbeschaffung sowie -ausgabe

Unterstützung bei der Anlieferung und Verräumung großer Materialposten sowie deren

Entsorgung

Unterstützung bei der Verwaltung von der Unterrichtsräumen, Werkstätten und Büroräumen

Bearbeitung und Koordination von Meldungen zu Defekten und technischen Störungen im und

am Haus

Unterstützung bei Durchführung von Inventuren

Kontrolle der Kopierer und Drucker sowie Meldungen für benötigten Toner oder Störungen an

den Kundendienst

Hinweis:

Eine Modifizierung der Aufgaben oder die Übertragung anderer zusätzlicher Aufgaben können bei

Bedarf erfolgen, wenn sich schulische Belange und / oder Rahmenbedingungen ändern

Unsere Anforderungen

Zwingende berufliche Qualifikation:

Abgeschlossene Ausbildung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, vorzugsweise als

Bürokauffrau/ Bürokaufmann

Erwünscht sind:

Gute Kenntnisse in der Organisation von Büroabläufen eines Schulsekretariats

Sehr gute Kenntnisse in der Anwendung von Standardsoftware wie MS Office, insbesondere

Word und Excel

Bereitschaft, sich in spezielle Schulverwaltungsprogramme einzuarbeiten

Mehrjährige Berufserfahrung in der eigenverantwortlichen Umsetzung der Arbeiten in einem