eine Vorzimmerkraft

Stellenausschreibung

Das Bundesministerium für Gesundheit (BMG) ist eine oberste Bundesbehörde der Bundesrepublik Deutschland mit erstem Dienstsitz in Bonn und zweitem Dienstsitz in Berlin. Das BMG hat ein umfangreiches Aufgabenspektrum, das von der Gewährleistung der Leistungsfähigkeit der Gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung über die Reform des Gesundheitssystems, den Gesundheitsschutz, die Krankheitsbekämpfung, die Biomedizin, die Digitalisierung im Gesundheitswesen, die Unterstützung der Forschung bis hin zur europäischen und internationalen Gesundheitspolitik reicht. Weitere Informationen zum Arbeiten im BMG finden Sie auf unserer Internetseite.

Wir suchen für das Vorzimmer von Frau Abteilungsleiterin 6 „Gesundheitssicherheit, Resilienz, Internationales, Europa“ am Dienstort Berlin zum nächstmöglichen Zeitpunkt

eine Vorzimmerkraft.

(w / m / d)

Wir bieten:

- Eine Chance zur beruflichen Weiterentwicklung durch eine Tätigkeit an der Schnittstelle von Politik, Wissenschaft und Verwaltung,

- eine befristete Einstellung für die Dauer von 2 Jahren,

- eine übertarifliche Eingruppierung in die Entgeltgruppe 7 TVöD, die Zahlung einer außertariflichen Vorzimmerzulage von 500 € und die Zahlung einer Ministerialzulage in Höhe von 220 € monatlich mit Jahressonderzahlung („Weihnachtsgeld“) und betrieblicher Altersversorgung (VBL),

- ein vergünstigtes Monatsticket für den ÖPNV mit einem monatlichen Zuschuss von 23,28 €,

- bei Vorliegen der Voraussetzungen die Zahlung von Trennungsgeld oder Umzugskostenvergütung,

- umfangreiche Fort- und Weiterbildungsangebote,

- familien- und vereinbarkeitsfreundliche, flexible Arbeitszeiten und -formen (insbesondere mobile Arbeit, Gleitzeitregelungen, Arbeiten in Teilzeit, Sabbaticals),

- ein wertschätzendes, offenes und transparentes Arbeitsumfeld und -klima sowie

- ein vielseitiges Gesundheitsförderungsangebot.

Aufgabengebiet:

Sie organisieren das Vorzimmer der Abteilungsleiterin und sind hierbei Ansprechperson zur Planung von Terminen bei internen und externen Anfragen. Zudem vereinbaren und koordinieren Sie in diesem Rahmen Termine, vermitteln Telefonanrufe, planen und organisieren Termine und Dienstreisen und kümmern sich um die Erstattung der Dienstreisen. Weiter recherchieren und verschaffen Sie terminbezogene Informationen, zum Beispiel zur Anfahrt, der Unterkunft und Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartnern und stellen bei Bedarf Terminmappen zusammen. Darüber hinaus betreuen Sie eigenständig die Postfächer und leiten den Postein- und den Postausgang weiter, überwachen Termine, pflegen Verteiler und Daten und führen Akten.

Sie fertigen einfache Standardschreiben nach Anleitung, arbeiten Korrekturen ein und unterstützen im Bedarfsfall bei der Erstellung von Präsentationen. Bei Besprechungen nehmen Sie Gäste in Empfang und organisieren ggf. Getränke und Catering.

Fachliche Anforderungen:

- Abgeschlossene verwaltungsnahe oder kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Bürokauffrau / Bürokaufmann, Fachangestellte / Fachangestellter für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte / Notarfachangestellter, mit mindestens befriedigendem Ergebnis,

- von Vorteil sind Erfahrungen in einem Vorzimmer,

- sehr gute Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung und Grammatik,

- sehr gute Kenntnisse und Fähigkeiten im Bereich der Bürokommunikation,

- sehr gute Kenntnisse der Informationstechnik des BMG sowie