Fachverfahrensbeauftragte*r Digitale Poststelle

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Stellenbeschreibung

Willkommen im einwohnerstärksten Kreis Schleswig-Holsteins. Mit rund 1.400 Beschäftigten engagieren wir uns in unterschiedlichen Fachgebieten für das Wohl von ca. 325.000 Menschen - individuell, freundlich und verbindlich.

Das Team Innerer Service ist ein leistungsstarkes Team des Fachdienstes Service, das mit seinen Dienstleistungen und Beschaffungen entscheidend zur Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter*innen der Kreisverwaltung beiträgt.

Darauf können Sie sich freuen:

Ein Einstieg mit Perspektive Sie starten bei uns unbefristet und entscheiden, ob Sie in Vollzeit oder Teilzeit arbeiten möchten. Ihre Aufgaben sind abwechslungsreich und lassen sich nach einer fundierten Einarbeitung eigenverantwortlich gestalten.

Rahmenbedingungen, die sich für Sie lohnen Bei Erfüllung der tarifrechtlichen Voraussetzungen bieten wir eine Vergütung bis EG 9c TVöD inklusive Jahressonderzahlung, Leistungsentgelt und betrieblicher Altersvorsorge. Bei Erfüllung der beamtenrechtlichen Voraussetzungen erhalten Sie eine Besoldung bis A 10 SHBesG.

Ein Team, das sich auf Sie freut Sie arbeiten in einem motivierten und offenen Team und treffen auf engagierte Kolleg*innen in der gesamten Facheinheit. Es erwartet Sie eine offene und kollegiale Zusammenarbeit.

Balance im Alltag Flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und 30 Urlaubstage bei einer Fünf-Tage-Woche unterstützen Sie dabei, Beruf und Privatleben entspannt zu verbinden.

Entwicklung, die Sie weiterbringt Ob interne Schulungen oder externe Fortbildungen: Wir fördern Ihr Wissen in verschiedenen fachlichen Bereichen und begleiten Sie auf Ihrem beruflichen Weg. Unsere Gesundheitsangebote unterstützen zusätzlich Ihr Wohlbefinden.

Bewegung und Mobilität leicht gemacht Von Betriebssport bis EGYM Wellpass, von Jobticket bis Fahrradleasing – wir bieten Ihnen attraktive Möglichkeiten, aktiv zu bleiben und mobil unterwegs zu sein.

Das sind Ihre Aufgaben:

Dienstleistermanagement: Sie steuern unsere externen Partner*innen operativ wie strategisch in den Bereichen Posteingangs- und Bestandsaktendigitalisierung sowie beim Postausgang (Fulfillment). Dabei überwachen Sie konsequent die Einhaltung von SLAs und KPIs.

Qualitätssicherung: Sie stellen die hohe Qualität unserer digitalen Postprozesse sicher, identifizieren Optimierungspotenziale und führen ein aktives Qualitäts- und Eskalationsmanagement bei Abweichungen.

Compliance & Risikomanagement: Sie gewährleisten die Einhaltung regulatorischer Standards (z. B. TR-RESISCAN, BehAktÜbV, ERVV) und verantworten die revisionssichere Gestaltung der Dokumentenflüsse sowie die Entwicklung von Notfallkonzepten.

Systemverantwortung: Sie betreuen fachlich die eingesetzten Systeme (u. a. enaio PostTool, beBPo). Sie sind die Schnittstelle zum IT-Zweckverband, koordinieren Systemanpassungen und stellen einen stabilen Regelbetrieb sicher.

Anwendungssupport: Sie begleiten unsere Fachbereiche bei der Systemnutzung, bereiten Schulungsunterlagen auf und befähigen die Mitarbeitenden, unsere digitalen Werkzeuge effizient einzusetzen.

Projektbegleitung: Sie vertreten die Fachseite in Projekten, validieren Lösungen auf ihre Praxistauglichkeit, führen Abnahmetests durch und begleiten die Einführung neuer Prozesse aktiv.

Das bringen Sie mit:

Die Befähigung für das 1. Einstiegsamt der Laufbahngruppe 2 'Allgemeine Dienste' oder eine Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellten mit Angestelltenlehrgang 2

Alternativ ein Studium (z. B. BWL, Wirtschaftsinformatik, Verwaltungswissenschaften)