Assistenz der stellvertretenden Hauptgeschäftsführerin der BG BAU

Als Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft sorgen wir für Sicherheit und Gesundheit in der Baubranche. Wir helfen Unternehmen und Versicherten sichere Arbeitsbedingungen zu schaffen und kümmern uns, falls doch einmal etwas passiert.

Zur Verstärkung unseres Teams in Berlin suchen wir ab sofort für unsere Hauptverwaltung, Hauptgeschäftsführung in Voll- oder Teilzeit eine

Assistenz der stellvertretenden Hauptgeschäftsführerin der BG BAU

Sie sind ein umsetzungsstarkes Organisationstalent, haben bereits erfolgreich das Office einer Geschäftsführung bzw. herausgehobenen Führungskraft gemanagt und arbeiten absolut diskret, hochgradig strukturiert und behalten auch in sehr dynamischen Situationen den Überblick und Ihre freundliche Souveränität?

Vertrauen, absolute Diskretion, Loyalität und Fingerspitzengefühl im Umgang mit sensiblen Informationen und vertraulichen Informationen sind für Sie selbstverständlich?

Dann sind Sie für diese verantwortungsvolle Position genau passend!

Sie werden Hand in Hand und vertrauensvoll mit unserer stellvertretenden Hauptgeschäftsführerin zusammenarbeiten, die als „Innenministerin“ unserer BG BAU mit strategischem Weitblick, großem Engagement und viel Herz arbeitet und führt, mit hohem Anspruch an Qualität, Verlässlichkeit und Menschlichkeit.

Sie halten ihr als direkter Chefin im anspruchsvollen Tagesgeschäft konsequent den Rücken frei, priorisieren eigenständig Themen, bringen sich und Ihre Ideen konsequent ein, denken mit und voraus und sind Teil eines tollen Teams bei der Hauptgeschäftsführung, zu dem mit Ihnen dann acht Kolleginnen/Kollegen (m/w/d) gehören.

Sie werden rechte Hand, Sparringspartnerin/Sparringspartner (m/w/d), Office Managerin/Manager (m/w/d), Schaltzentrale, erste Anlaufstelle und Gesicht für die Kontakte der stellvertretenden Hauptgeschäftsführerin sein, insbesondere für die Führungskräfte und Mitarbeitenden der BG BAU, mit denen sie im engen Austausch steht bzw. für die sie stets ein offenes Ohr hat und steuern die Kommunikationsflüsse souverän und herzlich.

Ihre Aufgabenschwerpunkte:

Modernes Office Management: Sie organisieren und strukturieren komplexe Kalender, vergeben Termine für Jours fixes und Meetings - von bilateralen Terminen bis hin zu Townhall-Meetings -, stellen hierfür die verfügbaren Unterlagen bereit bzw. bereiten diese vorausschauend organisatorisch wie inhaltlich vor, erstellen professionelle Präsentationen, bereiten Statistiken, Berichte, Protokolle und Entscheidungsgrundlagen auf und bereiten Termine nach und übernehmen die strukturierte Dokumentation.

Reisemanagement: Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen.

Korrespondenz: Bearbeitung des Posteingangs/-ausgangs, E-Mail-Verkehr und Beantwortung von Anfragen im Namen der Hauptgeschäftsführung.

Allgemeine organisatorische Aufgaben: Ablage, Dokumentenmanagement und Empfang von Gästen.

Kommunikation: Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Kontakte, Bewertung und Kanalisierung von Informationen für die Hauptgeschäftsführung

Ihr Profil:

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, bevorzugt als Kauffrau/-mann (m/w/d) für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation

Langjährige Berufserfahrung in ähnlicher Funktion, also Office Management für eine Geschäftsführung bzw. herausgehobenen Führungskraft im öffentlichen Dienst oder in einem Unternehmen

Sehr gute Kenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office (Word, PowerPoint, Excel) sowie gute Kenntnisse mit modernen Kommunikationsmitteln, SAP-Kenntnisse von Vorteil