Vorzimmerkraft (m/w/d) in der Landesvertretung Berlin

Stellenangebot

Vorzimmerkraft (m/w/d) in der Landesvertretung Berlin

Für das Vorzimmer des Dienststellenleiters und das des Abteilungsleiters der Landesvertretung in Berlin sucht die Niedersächsische Staatskanzlei zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Vorzimmerkraft (m/w/d).

Der Dienstort ist Berlin.

Die Eingruppierung erfolgt übertariflich in Entgeltgruppe 6 TV-L. Die Vorzimmerkraft erhält zudem nach zweijähriger Tätigkeit im genannten Vorzimmer eine außertarifliche Zulage i.H.v. derzeit 57,55 Euro; dieser Betrag wird bei linearen Tariferhöhungen angepasst.

Der Aufgabenumfang beträgt 100 Prozent. Der Arbeitsplatz ist teilzeitgeeignet, dies kann auch durch zwei sich ergänzende Teilzeitbeschäftigte mit jeweils 50 Prozent erfolgen, sofern in Absprache mit der Kollegin des Vorzimmers der Staatssekretärin und Bevollmächtigten der Landesvertretung Berlin an jedem Wochentag die ganztägige Aufgabenwahrnehmung sichergestellt ist. Die Arbeitszeiten richten sich nach den dienstlichen Erfordernissen des Vorzimmers.

Das Land Niedersachsen wirkt durch die Landesvertretung in Berlin bei der Gesetzgebung und Verwaltung des Bundes sowie bei Vorhaben der Europäischen Union mit. Hier wird die Bundesratsarbeit mit den niedersächsischen Ministerien und darüber hinaus mit den anderen Ländern koordiniert und das Abstimmungsverhalten Niedersachsens in der Länderkammer vorbereitet. Die Landesvertretung bündelt die Interessenvertretung des Landes auf der bundespolitischen Ebene. Zugleich finden in der Vertretung eine Vielzahl von Tagungen, Vorträgen und Kulturveranstaltungen statt.

Im Wesentlichen umfasst der Dienstposten/Arbeitsplatz folgende Aufgabenbereiche:

Leitung des Vorzimmers des Dienststellenleiters sowie des Abteilungsleiters der Landesvertretung Niedersachsens beim Bund

Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, die Erstellung und Bearbeitung von Schriftstücken sowie die Ablage und das Dokumentenmanagement

Koordinierung, Planung und Überwachung von Terminen und Fristen

Vor- und Nachbereitung von Besprechungen des Dienststellenleiters und des Abteilungsleiters

Unterstützung beim Kontakt- und Einladungsmanagement sowie der Pflege der Adressdatenbank der Landesvertretung

Organisation und Koordinierung von Besuchergruppen der Bevollmächtigten des Landes Niedersachsen beim Bund

Vertretungsweise Übernahme von einzelnen Aufgaben des Vorzimmers der Staatssekretärin und Bevollmächtigten

Ihre Qualifikation:

abgeschlossene Berufsausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement oder Bürokommunikation, zur/zum Rechtsanwaltsfachangestellten oder eine vergleichbare Qualifikation

langjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation und im Sekretariatsbereich

sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen

sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Erwartet werden weiterhin:

Fähigkeit zu selbstständigem und adressatengerechtem Formulieren

Teamfähigkeit und Organisationstalent

Sorgfalt sowie absolute Zuverlässigkeit und Loyalität

hohe Belastbarkeit und Kooperationsbereitschaft

Bereitschaft, die Arbeitszeit an den dienstlichen Erfordernissen auszurichten

sicheres, aufgeschlossenes und serviceorientiertes Auftreten

gepflegtes Erscheinungsbild und gute Umgangsformen

Interesse an neuen digitalen Verfahren der Büroorganisation

Wir bieten:

ein unbefristetes Arbeitsverhältnis zum Land Niedersachsen

einen vielseitigen, verantwortungsvollen Arbeitsplatz

familienfreundliche und gesundheitsförderliche Maßnahmen

Möglichkeiten zur Weiterbildung

eine Zusatzversorgung

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber oder diesen gleichgestellten Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt. Zur Wahrung Ihrer Interessen bitten wir Sie bereits in der Bewerbung mitzuteilen, ob eine Schwerbehinderung oder Gleichstellung vorliegen.