Assistenz Front-/Back-Office (w/m/d)

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Stellenbeschreibung

Wir im Landkreis Nordwestmecklenburg arbeiten jeden Tag daran, unsere Region zukunftsfähig zu gestalten. Mit rund 1.000 engagierten Mitarbeitenden in vielfältigen Berufsfeldern sind wir weit mehr als nur Verwaltung. Unsere Kreisverwaltung steht für sichere Arbeitsplätze, individuelle Entwicklungschancen und ein wertschätzendes Miteinander. Mit modernen, digitalen und innovativen Lösungen streben wir an, Verwaltung einfach zu machen! Verwaltung, wie sie heute sein sollte: bürgernah, serviceorientiert und bereit für die Zukunft.

In Ihrer Rolle als Assistenz im Front- und Back-Office im Fachgebiet Ausländerangelegenheiten des Fachdienstes Ordnung, Sicherheit und Straßenverkehr sind Sie maßgeblich daran beteiligt, einen reibungslosen Ablauf in einem sensiblen und anspruchsvollen Arbeitsumfeld sicherzustellen und Hilfesuchende in asyl- und ausländerrechtlichen Angelegenheiten serviceorientiert zu unterstützen. Dabei übernehmen Sie organisatorische und administrative Aufgaben, koordinieren Termine, bereiten Unterlagen vor und stehen als erste Ansprechperson für Anliegen zur Verfügung.

Assistenz Front-/Back-Office (w/m/d)

🏠︎ Arbeitsort: Wismar

🕒 Arbeitszeit: Vollzeit mit 39 Stunden/Woche

🔜 Beginn: zum 01.07.2026

€ Entgeltgruppe: bis zur EG 5 TVöd-VKA

⏳ Befristung: unbefristet

🗓️ Bewerbungsfrist: 14.05.2026

Sie begleiten die Verfahren unterstützend, klären allgemeine Fragestellungen und tragen dazu bei, dass Anträge und Vorgänge strukturiert und zuverlässig bearbeitet werden. Die Zusammenarbeit mit internen Stellen und Behörden gehört ebenso zu Ihrem Aufgabenbereich. Dabei kommt Ihrer Tätigkeit eine besondere Bedeutung zu: Sie schaffen verlässliche Abläufe und tragen dazu bei, dass Hilfesuchende Orientierung und Unterstützung in einem sensiblen und oft komplexen Verwaltungsumfeld erhalten.

Es erwartet Sie ein moderner Arbeitsplatz mit sicheren Perspektiven und vielfältigen Möglichkeiten – wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Was Sie aktiv vorantreiben:

Büroassistenz

Verwalten der Postbox in der Fachanwendung AUSO sowie Überwachen und Verteilen des Posteingangs

Erfassen von Dokumenten und Urkunden sowie Anfordern und Versenden von Akten

Verwalten, Kontrollieren und Beschaffen von Büromaterial sowie Prüfen und Weitergeben der Rechnungen

mündliches und telefonisches Erteilen von Auskünften

Tätigkeiten im Back-Office

Erfassen der Daten und Führen von Informationsgesprächen zur Online-Ausweisfunktion sowie Versenden von Aufträgen an die Bundesdruckerei

Sichten und Prüfen der eingegangenen elektronischer Aufenthaltstitel (eAT) und (Reiseausweis) RA sowie Vornehmen von Reklamationen gegenüber der Bundesdruckerei

Terminieren und Durchführen von Adressänderungen (Änderungs-Terminal) und Aktualisieren der Titel

administrative/unterstützende Tätigkeiten im Bereich Asyl/Allgemeine Ausländerangelegenheiten

Übernehmen von Daten von Einwohnermelde- und Standesämtern sowie dem Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF)

Übermittlung von Daten an das BAMF und Ausländerzentralregister

Pflegen und Überwachen von Datensätzen, Prüfen der Echtheit von Dokumenten

Verlängern/ Neuausstellen von Aufenthaltsgestattungen und Duldungen

im Bedarfsfall Mitwirken bei Abschiebemaßnahmen im Rahmen der Amtshilfe und in eigener Zuständigkeit

Tätigkeiten im Front-Office

Erteilen von Erstinformationen und Führen von Verweisberatung

Terminvergabe

Annehmen von Dokumenten, Formularen und Anträgen und Weiterleiten an Sachbearbeiter/-innen

Ausgeben von Formularen, Erfassen von Kontaktdaten, Prüfen auf Vollständigkeit